毎朝20分で、スマホから1日の段取りを整える

朝の20分でやること

20分を、次の4つの時間帯に分けます。それぞれの時間帯でやることを1つに絞るのが要点です。2つ以上を同時に進めると、20分では足りなくなります。

朝の時間を確保しにくい場合は、起床後すぐではなく、通勤の電車内や始業前の10分に置き換えても構いません。大切なのは、順番を変えないことです。

最初の5分は、思いつくままに今日の用件を書き出します。この段階では、重要かどうかを判断しません。判断を混ぜると、書き出す作業そのものが止まります。

目安は5〜8件です。10件を超えた場合は、そもそも今日のなかで全部を終える前提を見直す合図になります。

実例： 前日の打ち合わせで出た確認事項、見積もりの返信、請求書の送付、記事の下書き、備品の発注。まずは思いついた順に並べます。

次の5分で、書き出したものに順番を付けます。基準はひとつで、「他の人の作業が止まっているか」を先に置きます。自分の作業は、相手を待たせない範囲で後に回せます。

順番を付けたら、上から3件だけに印を付けます。4件目以降は、今日の予備として扱います。この3件が、その日の中心になります。

実例： 見積もりの返信（相手が待っている）、請求書の送付（期日が決まっている）、記事の下書き（自分だけの作業）の順に並べ、上位3件に印を付けます。

印を付けた3件を、カレンダーの空いている時間帯に入れます。ここで入れるのは、期限ではなく「実際に手を動かす時間」です。所要時間は少し長めに見積もっておくと、予定が崩れにくくなります。

30分の作業なら45分、1時間の作業なら1時間30分といった具合です。余白を先に確保しておくと、途中で割り込みがあっても予定を組み替えやすくなります。

実例： 9時からの1時間を「見積もりの返信」、13時から45分を「請求書の送付」、16時から1時間30分を「記事の下書き」として登録します。

最後の5分は、前日に終わらなかった作業を確認します。そのまま今日のリストに戻すのではなく、次の2つに分けます。

同じ作業が3日続けて繰り越された場合は、見積もりが実際より短すぎる可能性が高いです。作業そのものを削るか、2回に分けることを検討します。

20分の段取りを終えたあと、1日がどのような並びになるかの例です。実際に使う時間帯は、働き方に合わせて置き換えてください。

移動や来客がある日は、この並びのままだと崩れます。その場合は、朝の配置の時点で午後の枠を1つ空けておきます。

20分の段取りは、始めた直後がいちばん長く感じます。慣れるまでは、次の3点だけを意識すると続けやすくなります。

朝の20分は、4つの時間帯に分けて、それぞれ1つのことだけを行います。書き出し、優先順位、配置、確認という順番を守れば、スマホだけでも1日の段取りは組み立てられます。